Penyebaran teknologi adalah masa depan untuk semua jenis acara dan perencanaan acara. Layanan web, teknologi seluler, dan fasilitas TI mempermudah pengorganisasian acara, meningkatkan peserta acara, dan meningkatkan acara di masa mendatang.

Menurut analisis industri teknologi , peristiwa menyumbang $115 miliar terhadap PDB Amerika Serikat dan miliaran disalurkan ke pendapatan pajak negara bagian dan federal. Industri acara tidak hanya besar di AS, negara lain seperti Inggris, India, dan Jepang juga memiliki industri acara yang sangat besar.

Teknologi telah mengubah cara kita bersosialisasi dan berinteraksi, cara kita mengonsumsi makanan, dan kini saatnya mengubah cara kita mengatur dan menghadiri acara. Teknologi baru ini perlu diterapkan dan digabungkan untuk memberikan pengalaman yang lebih baik bagi penyelenggara acara dan peserta. Kini, dengan peristiwa yang menjadi bagian integral dari bauran komunikasi, perusahaan berupaya untuk lebih terlibat dengan pelanggan, mitra, dan karyawan mereka dengan cara yang kondusif. Dengan munculnya alat manajemen acara online seperti pendaftaran online dan sistem manajemen, proses komunikasi menjadi lebih mudah dan cepat.

Berikut adalah faktor-faktor yang dibawa oleh kemajuan teknologi dalam manajemen acara.

Penggunaan Ponsel Secara Luas

Seluler menggemparkan setiap industri, tidak terkecuali. Tren pertama pengenalan ponsel ke pasar ini adalah sistem pembelian tiket. Teknologi ini telah memungkinkan penyelenggara dan peserta untuk terhubung melalui kelompok kepentingan, melakukan percakapan pribadi, terhubung melalui LinkedIn dan melihat profil peserta, yang tidak mereka ketahui sebelum acara. Namun kini, teknologi seluler membuat hal ini lebih mudah diakses. Dengan meningkatnya penggunaan aplikasi seluler di acara-acara, kertas dan file pada akhirnya akan digantikan oleh data digital.

Lebih Banyak Pengurangan Biaya dan Lebih Banyak Pendapatan

Berdasarkan laporan riset pasar teknologi, penggunaan teknologi dalam manajemen acara dapat meningkatkan kehadiran acara sebesar 20%, sekaligus mengurangi biaya keseluruhan sekitar 30%. Namun, banyak penelitian juga menunjukkan bahwa salah satu alasan terbesar penyelenggara acara tidak mengasimilasi teknologi baru adalah karena kurangnya pengetahuan yang tepat dan biaya yang tinggi. Perusahaan dan vendor pengelola acara harus bekerja keras untuk bersaing di pasar yang semakin sensitif terhadap biaya

Metode pembayaran digital

Meskipun tidak banyak digunakan di masyarakat umum, penting untuk dicatat bahwa pembayaran digital akan menggantikan pembelian tiket bebas. Perkembangan yang paling mungkin terjadi dalam waktu dekat adalah pengelolaan acara tanpa uang tunai. Analisis industri teknologi menunjukkan bahwa pembayaran seluler seperti Apple Pay, Samsung Pay, dan Venmo menjadikan uang tunai tidak berguna dalam berbagai acara. Hal ini juga dapat menurunkan biaya tempat dan sumber daya manusia secara signifikan.

Personalisasi data: Menargetkan Audiens & Daftar Tamu

Platform sosial memberikan wawasan tentang demografi. Sebelum munculnya media sosial, menargetkan kelompok tertentu dari populasi merupakan tantangan yang sulit, namun sekarang mendapatkan orang yang tepat untuk sebuah acara jauh lebih mudah melalui penggunaan Facebook, LinkedIn dan Twitter, serta situs jejaring sosial lainnya yang memungkinkan penyelenggara acara. untuk mempromosikan acara mereka kepada khalayak tertentu. Menargetkan orang-orang yang secara eksplisit menyatakan minatnya pada hal-hal yang dieksplorasi acara mereka. Mengamati data seputar para tamu dan penggunaan media sosial mereka dapat memungkinkan penyelenggara untuk mengklasifikasikan penonton.

Teknologi yang Dapat Dipakai & Streaming Langsung

Perangkat teknologi yang dapat dikenakan kini digunakan di beberapa industri dan ketika ini memasuki manajemen acara, penyelenggara akan menggunakan cara baru dalam berkomunikasi dan menyimpan informasi yang dikumpulkan di acara. Contoh bagus dari teknologi wearable adalah Google Glass. Layanan teknologi lainnya seperti Periscope, Meerkat dan Blab memasuki industri ini dan mendapatkan momentum, gagasan streaming langsung acara tersebut menjadi semakin populer dan menjadi bagian dari arus utama. Baru-baru ini, acara peluncuran Samsung Galaxy S8 disiarkan langsung oleh perusahaan.

Teknologi yang Digunakan Setelah Acara

Setelah acara berakhir, penting untuk mempelajari hasil acara tersebut. Banyak perusahaan mengabaikan prosedur penting ini, dan ini merupakan sebuah kesalahan. Penerapan analitik dan sistem TI yang luas memungkinkan penyelenggara mengumpulkan detail penting terkait acara. Data ini dapat digunakan untuk menyempurnakan acara mendatang dan juga dapat menghasilkan persiapan dan pengorganisasian acara yang lebih baik di masa mendatang.

Sistem pemasaran email dan jaringan media sosial dapat digunakan untuk memberikan pengaruh yang besar setelah acara. Ini memberikan kesempatan unik untuk tetap berhubungan dengan peserta, yang mungkin tertarik dengan acara mendatang. Selain itu, para peserta ini akan lebih cenderung merekomendasikan acara mendatang kepada teman-teman mereka, jika mereka memiliki pengalaman positif dan penyelenggara mau bersusah payah mengembangkan hubungan dengan mereka setelah acara. Teknologi ini memiliki kekuatan untuk menarik lebih banyak penonton dan meningkatkan setiap tahapan acara.